La técnica de productividad ideada hace casi 100 años y que sigue vigente

Las técnicas de productividad varían en complejidad y efectividad, reflejando la naturaleza de la mente humana. Entre estas, se encuentra el método ideado por Ivy Lee, que, desde hace casi un siglo, se basa en la eficiencia y sencillez.

El éxito del método de Lee se puede atribuir a tres razones fundamentales. Primero, este método promueve la finalización de tareas, lo que disminuye la tendencia a procrastinar. Segundo, obliga a establecer prioridades reales, diferenciando entre lo urgente y lo importante. Por último, limita el número de tareas diarias, lo que contribuye a un mayor compromiso y evita la carga excesiva de trabajo.

Aunque a simple vista pueda parecer simple, esta técnica establece límites que ayudan a evitar la dispersión y la tentación de agregar más tareas de las que se pueden manejar en un solo día. Ivy Lee, un publicista y consultor estadounidense, fue quien introdujo este método en 1918, cuando Charles M. Schwab, presidente de Bethlehem Steel y uno de los hombres más ricos de la época, buscó su ayuda para mejorar la productividad de sus empleados.

El acuerdo entre Lee y Schwab fue directo: Lee analizaría el trabajo de los empleados y proporcionaría mejoras a cambio de una compensación que Schwab decidiría tras observar los resultados. Tras implementar las mejoras en la productividad, Schwab recompensó a Lee con un cheque de 25,000 dólares (equivalentes a aproximadamente 516,000 dólares actuales).

La metodología de Ivy Lee es sencilla: al final de cada jornada laboral, se debe escribir una lista de solo seis tareas para el día siguiente, ordenadas por prioridad.

Esto implica que las tareas más importantes deben ser abordadas primero, seguidas de lo importante pero no urgente, y finalmente lo urgente pero no importante.

Durante la jornada siguiente, el enfoque debe estar sólo en la primera tarea, sin pasar a la siguiente hasta finalizarla. Las tareas no completadas se trasladan a la lista del día siguiente, asegurando que se aborden eventualmente.

Aunque el sistema no parece complicado, su efectividad radica en varios aspectos psicológicos. Su flexibilidad ante imprevistos permite pausar la lista y retomar el trabajo en el mismo punto más adelante, evitando distracciones. Además, el número de seis tareas diarias, como señala James Clear, autor de 'Hábitos Atómicos', ofrece una estructura que obliga a priorizar y eliminar lo innecesario.

Esta metodología también reduce la fricción al inicio de las tareas, ya que la lista está preparada de antemano, facilitando la acción inmediata. La estrategia de enfoque lineal evita la multitarea, uno de los principales factores que afectan la productividad, permitiendo una concentración profunda en cada actividad.

Además, el logro de completar tareas brinda una recompensa psicológica que mejora la percepción del trabajo realizado. En resumen, el método de Ivy Lee, por su simplicidad y efectividad, continúa siendo relevante para aquellos que buscan maximizar su productividad.